De flesta av de som sitter i styrelsen i en bostadsrättsförening är inte fastighetsekonomer, eller har erfarenhet från fastighetsekonomi. Hur ska man då tänka när man sitter i styrelsen och ska driva en förening så bra som möjligt?

Om vi bortser från trivsel, i den meningen att medlemmarna ska tycka att det är en bra och trevlig förening att bo i, och inriktar oss på fastighetsekonomi, så kan vi titta på hur professionella fastighetsbolag resonerar. Många av dessa bolag finns på börsen och ett av deras största mål är att skapa värden åt deras aktieägare. Synonymt så kan man säga att en styrelse i en bostadsrättsförening har delvis samma intresse, men här är det värden åt medlemmarna som är det största målet.

Driftnetto styr fastighetens värde

Vad är då övergripande fokus? Jo, det kallas för driftnetto. Driftnetto är det vanligaste nyckeltalet för att mäta det ekonomiska överskottet som en fastighet skapar och styr och därmed också fastighetens värde.

Driftnetto kan beskrivas såhär:

Intäkter
– Driftkostnader
– Underhållskostnader
– Fastighetsskatt
= Driftnetto

Fastighetsekonomi – målet är att minska kostnaderna

Då en bostadsrättsförening inte har som mål att maximera intäkterna gäller det att arbeta för att minska kostnaderna. Av formeln ovan framgår att det som kvarstår, och som styrelsen kan fokusera på, är drift- och underhållskostnaderna. Det är inte bara en fråga om att spara eller handla upp tjänster eller förnödenheter så billigt som möjligt utan att tänka strategiskt och smart.

Att ringa och få en hantverkare att komma och byta en glödlampa kan vara väldigt många gånger så dyrt som att ha med det vid till exempel en veckovis rondering av de som sköter fastighetsskötseln. Att avvakta med kritiskt underhåll kan vara helt förödande och kosta väldigt mycket. Därför gäller det att fokusera på de anläggningar och komponenter som kan kosta mycket eller riskerar att skada person eller egendom om det går sönder.

Genom att ha en aktuell, professionell framtagen underhållsplan säkerställer styrelsen att de arbetar med rätt saker. Du kan läsa mer om underhållsplan här.

Genom att maximera driftnettot skapas förutsättningar för en bra underhållen fastighet som är lätt att sköta om, vilket leder till en god totalekonomi för föreningen och på sikt bra avgiftsnivåer och bra priser på lägenheterna. Möjligheterna att det sedan finns pengar över för de mer trivselskapande åtgärderna ökar betydligt och det är nu föreningen verkligen är på rätt väg!

Lycka till med ert arbete att maximera driftnettot och tveka inte att kontakta oss på MBF om ni vill ha stöd och råd i detta arbete.

Med byggherre menas enligt Plan- och bygglagen ”den som för egen räkning utför eller låter utföra projekterings-, byggnads-, rivnings- eller markarbeten” Kort sagt,
den som äger bygglovet. Exempel på ansvar som åligger byggherren enligt lagstiftning är bland annat punkter som berör:

• Arbetsmiljölagstiftning
• Upphandlings- och skattelagstiftning
• Ordning- och säkerhetslagstiftning
• Kulturmiljölagstiftning
• Plan- och Bygglagstiftning

Höga krav på byggherren

Våra föreningar är i avtal med MBF Byggavdelning, så kallad beställare.
Byggherren är oftast fastighetsägaren, men kan även vara en förvaltare av fastigheten.

Plan- och bygglagen ställer en del krav på byggherren – vilket är väldigt viktigt att vara medveten om. Byggherren har det fulla ansvaret för att:

• Byggverksamheten och den färdigställda byggnaden eller anläggningen uppfylls gällande föreskrifter och att tillsyn och kontroll genomförs på ett riktigt sätt
• Säkerställa att rätt kompetens och resurser finns för att genomföra projektet
• Utse en kontrollansvarig enligt PBL och tillhandahålla elektronisk personalliggare enligt skatteförfarandelagen
• Försäkringar finns och att anlitad entreprenör har de försäkringar som krävs

Försäkringar som krävs är:

• Färdigställandeskydd
• Ansvarsförsäkring
• Entreprenadförsäkring

Skulle något gå snett är det du som byggherre som normalt ställs till svars om gällande bestämmelser inte följs.

MBF hjälper er med upphandling och projektledning

På avdelningen för teknisk förvaltning hjälper vi er bostadsrättsförening med allt det praktiska. Våra byggnadsingenjörer är specialiserade mot konsulttjänster för just bostadsrättsföreningar, och har alla lång erfarenhet av upphandling och projektledning för både större och mindre byggprojekt.

Vattenskador är kanske en av de vanligaste skadorna som en bostadsrättsförening kan råka ut för. Anledningarna kan vara många, men när skadan väl uppkommer gäller det att agera snabbt så att inte vattenskadan förvärras. Det kan lätt uppstå konflikt mellan bostadsrättsföreningen och bostadsrättshavaren (medlemmen) hur skadan ska hanteras. Här klargör vi vad som gäller vid vattenskador för såväl föreningen som för medlemmen.

Vattenskada = Snabba ryck!

Det viktigaste är att agera snabbt. Har en vattenledning brustit finns ingen tid att förlora. Detta måste åtgärdas omgående och vem som ska stå för kostnaderna kan ibland få lösas i efterhand. Vid mindre akuta vattenskador, som till exempel en skada som har uppkommit smygande på grund av dåligt tätskikt, finns mer tid för undersökning av skadan och vem som ska betala för vad.

Alla skadedrabbade ska i första hand anmäla vattenskadan till sitt försäkringsbolag. Det innebär att bostadsrättsföreningen kontaktar sitt försäkringsbolag där man
har sin fastighetsförsäkring, och medlemmen kontaktar sitt försäkringsbolag där denne har sin bostadsrättstilläggsförsäkring och hemförsäkring. En skadereglerare från försäkringsbolagen kommer då ut till platsen för att bilda sin uppfattning av skadan och skadans orsak. Vad skaderegleraren kommer fram till är avgörande för hur kostnaderna kommer att fördelas.

Håll koll på vem som ansvarar för vad

Enligt Bostadsrättslagen ska bostadsrättshavaren på egen bekostnad hålla sin lägenhet i gott skick. Normalt ingår väggar, golv och tak, liksom inredning och utrustning av kök, badrum och övriga utrymmen i lägenhetsunderhållet. Skador som drabbar fastighetens övriga delar ansvarar bostadsrättsföreningen för, som till exempel stamledningar, ventilation och yttre underhåll. Men för att vara på den säkra sidan, titta i föreningens stadgar. Där regleras ansvarsfördelningen mellan föreningen och medlemmen. Tydliga och klara stadgar underlättas för alla inblandade parter.

Styrelsen är föreningens företrädare utåt och utses av medlemmarna på föreningsstämman. Den ingår avtal för föreningens räkning, tecknar föreningens firma och ansvarar för det löpande arbetet i föreningen.

Styrelsen är föreningens verkställande organ, medan föreningsstämman är föreningens högsta beslutande organ. Att sitta i en styrelse är viktigt och kan många gånger vara väldigt tidskrävande.

Styrelsen hanterar medlemmarnas förslag och frågor

En av styrelsens uppgifter är att hantera frågor, förslag och skrivelser från medlemmarna. Ett förslag eller en fråga från en medlem ska behandlas på ett styrelsemöte. Oavsett vad förslaget handlar om är det viktigt att medlemmen får återkoppling om hur och när frågan ska behandlas och därefter informera medlemmen om svaret eller beslutet.

Styrelsen ansvarar för den praktiska skötseln av föreningens fastighet, som till exempel kan vara:

• Trädgårdsskötsel
• Värme
• Vatten och avlopp
• Snöskottning
• Tvättstugan
• Städning

Styrelsen ansvarar också för den administrativa förvaltningen, men många föreningar väljer att ha en förvaltare som tar hand om de administrativa arbetsuppgifterna.

Suppleant – vad är det?

En styrelse måste bestå av minst tre ledamöter. Det högsta antalet ledamöter står i stadgarna. Vanligtvis väljs en ledamot på ett eller två år. Antalet suppleanter i styrelsen är valfritt och regleras i stadgarna. En suppleant är en ersättare som kallas in om en ledamot inte kan närvaro på ett styrelsemöte. I vissa föreningar deltar både ledamöter och suppleanter på samtliga styrelsemöten. En suppleant får endast rösträtt när suppleanten ersätter en ledamot.

Styrelsen utser en ordförande

En av styrelseledamöterna måste alltid väljas till ordförande. Ibland väljs ordförande direkt på föreningsstämman, men vanligtvis väljer medlemmarna endast vilka som ska sitta i styrelsen. Därefter konstituerar styrelsen sig själva efter stämman och bestämmer vem som ska sitta som ordförande för föreningen.

En motion till årsstämman ska vara en fråga som berör föreningen och alla dess medlemmar och som inte kan beslutas på ett styrelsemöte. Motionen ska innehålla ett konkret förslag för stämman att ta ställning till.

Stadgarna anger vilka beslut som måste fattas av föreningsstämma, där förslag från enskilda medlemmar kan tas emot när som helst av styrelsen. Sådana förslag kan styrelsen ta upp för beslut på ett styrelsemöte eller bedöma och hänskjuta till föreningsstämman för beslut.

Så skriver du en motion

1. Börja med en rubrik som talar om vad motionen handlar om.
2. Tänk på att alltid skriva kortfattat. Försök att använda enkla ord och formuleringar som inte kan missuppfattas.
3. Ta endast upp ett ämne per motion. Lämna istället in flera motioner om du har flera ämnen som du vill ska behandlas.
4. Vad vill du att föreningen ska göra? Beskriv anledningen till att denna motion behöver ställas. Ange relevant bakgrundsfakta, dels för att tydliggöra problemet, men också för att underlätta för dem som senare läser motionen och beslutar i ärendet.
5. Syfte (motivering). Berätta varför du tycker som du gör.
6. Skriv Att-satser: Jag/vi föreslår därför att föreningsstämman ska besluta att…
7. Avslutning. Du ska alltid avsluta din motion med att skriva ort och datum då du skrev din motion och underteckna med ditt namn.

Föreningar som nyligen antagit nya stadgar bör uppmärksamma sina medlemmar om när motionstiden går ut. För föreningar med kalenderår som räkenskapsår och som antagit MBF:s stadgar, går exempelvis motionstiden ut den 31 januari.

Det kan även vara bra för övriga föreningar att uppmärksamma sina medlemmar om när motionstiden går ut. Motionstiden kan variera beroende på föreningens räkenskapsår. Många av våra föreningar med bokslut 31 december har en motionstid till 31 januari. För att vara på den säkra sidan, se föreningens stadgar.

En energideklaration innefattar en kartläggning och dokumentation över en byggnads energianvändning. Den genomförs för att inventera byggnader och deras energianvändning och hur denna kan effektiviseras. I samband med energideklarationen skickas också ett förbättringsförslag med kostnadseffektiva åtgärder in.

Energideklaration vart tionde år

Energideklarationen ska skickas in vart tionde år och ska göras av en certifierad energiexpert, som måste göra detta på plats. Lag om energideklaration för byggnader (SFS 2006:985) började gälla 2009, vilket innebar att de flesta fastigheter energideklarerades under 2008 och 2009. Då det i regel är många fastigheter, men färre energiexperter, är det en god idé att vara ute i god tid för att boka en. Se efter när er energideklaration utfördes, addera tio år så ser ni när nästa energideklaration senast måste vara utförd.

Har du frågor om detta? Då får du gärna kontakta Thom Cederberg på 021-40 33 27 eller e-post thom.cederberg@mbf.se

En förening förvaltar stora värden och med kontroll, rätt prioriteringar, investeringar och underhåll av fastigheten, kan många reparationer förebyggas och föreningen bli mer kostnadseffektiv, samtidigt som trivseln ökar, givetvis.

En teknisk förvaltning optimerar driften av fastigheten

En teknisk förvaltning avser de ärenden som rör driften av fastigheten så att den fungerar optimalt; så som fastighetsskötsel, lokalvård och löpande underhållsåtgärder. Det kan innebära tillsyn av hissar, gemensamma utrymmen och undercentraler för värme, till exempel. I begreppet teknisk förvaltning ingår även planering av periodiskt underhåll, reparationer och ombyggnationer.

Inte att förglömma är att den tekniska förvaltaren ser till att förhandlingarna med leverantörer genomförs. En bostadsrättsförening kommer i regel i kontakt med många olika sorters leverantörer av tjänster; snöskottning, trädgårdsskötsel, sophämtning eller underhåll på gemensamma utrymmen och byggnader är några av dem.

Vissa av arbetsuppgifterna inom den tekniska förvaltningen kräver högre kvalificeringar av föreningen och denne kan då behöva stöd och råd, eller rentav helt lägga den tekniska förvaltningen hos en kompetent fastighetsförvaltning.

MBF har kompetensen ni söker inom teknisk förvaltning

Inom MBFs tekniska förvaltning finns den samlade kompetensen som er bostadsrättsförening behöver. Vi kan visa på en mängd områden där våra tjänster kommer att underlätta för er styrelse.

Våra byggkonsulter har lång erfarenhet av fastigheter. De har arbetat med fastighetsrelaterade bygg- och förvaltningsfrågor under många år. Många av de reparationer och underhållsåtgärder som kan komma ifråga i en bostadsrättsförening har de vid flera tillfällen upphandlat, varit projektledare för och har beprövade lösningar på. De vet vilka regler som gäller, hur beslut skall fattas, vilka underlag som behövs och kan de entreprenadjuridiska regelverken kring en ombyggnad/ renovering. De har också ett nära samarbete med er personliga ekonom på MBF. MBF är flergångsbeställare, vilket säkerställer bästa möjliga pris.

Oavsett om det gäller ett mindre problem, en större renovering, en ombyggnation eller om ni vill upprätta en underhållsplan – tveka inte att höra av er till oss!

Här kan du kontakta MBF för teknisk förvaltning.