Vad innebär det att sitta i en styrelse?

Styrelsen är föreningens företrädare utåt och utses av medlemmarna på föreningsstämman. Den ingår avtal för föreningens räkning, tecknar föreningens firma och ansvarar för det löpande arbetet i föreningen.

Styrelsen är föreningens verkställande organ, medan föreningsstämman är föreningens högsta beslutande organ. Att sitta i en styrelse är viktigt och kan många gånger vara väldigt tidskrävande.

Styrelsen hanterar medlemmarnas förslag och frågor

En av styrelsens uppgifter är att hantera frågor, förslag och skrivelser från medlemmarna. Ett förslag eller en fråga från en medlem ska behandlas på ett styrelsemöte. Oavsett vad förslaget handlar om är det viktigt att medlemmen får återkoppling om hur och när frågan ska behandlas och därefter informera medlemmen om svaret eller beslutet.

Styrelsen ansvarar för den praktiska skötseln av föreningens fastighet, som till exempel kan vara:

• Trädgårdsskötsel
• Värme
• Vatten och avlopp
• Snöskottning
• Tvättstugan
• Städning

Styrelsen ansvarar också för den administrativa förvaltningen, men många föreningar väljer att ha en förvaltare som tar hand om de administrativa arbetsuppgifterna.

Suppleant – vad är det?

En styrelse måste bestå av minst tre ledamöter. Det högsta antalet ledamöter står i stadgarna. Vanligtvis väljs en ledamot på ett eller två år. Antalet suppleanter i styrelsen är valfritt och regleras i stadgarna. En suppleant är en ersättare som kallas in om en ledamot inte kan närvaro på ett styrelsemöte. I vissa föreningar deltar både ledamöter och suppleanter på samtliga styrelsemöten. En suppleant får endast rösträtt när suppleanten ersätter en ledamot.

Styrelsen utser en ordförande

En av styrelseledamöterna måste alltid väljas till ordförande. Ibland väljs ordförande direkt på föreningsstämman, men vanligtvis väljer medlemmarna endast vilka som ska sitta i styrelsen. Därefter konstituerar styrelsen sig själva efter stämman och bestämmer vem som ska sitta som ordförande för föreningen.

Vad är en motion?

En motion till årsstämman ska vara en fråga som berör föreningen och alla dess medlemmar och som inte kan beslutas på ett styrelsemöte. Motionen ska innehålla ett konkret förslag för stämman att ta ställning till.

Stadgarna anger vilka beslut som måste fattas av föreningsstämma, där förslag från enskilda medlemmar kan tas emot när som helst av styrelsen. Sådana förslag kan styrelsen ta upp för beslut på ett styrelsemöte eller bedöma och hänskjuta till föreningsstämman för beslut.

Så skriver du en motion

1. Börja med en rubrik som talar om vad motionen handlar om.
2. Tänk på att alltid skriva kortfattat. Försök att använda enkla ord och formuleringar som inte kan missuppfattas.
3. Ta endast upp ett ämne per motion. Lämna istället in flera motioner om du har flera ämnen som du vill ska behandlas.
4. Vad vill du att föreningen ska göra? Beskriv anledningen till att denna motion behöver ställas. Ange relevant bakgrundsfakta, dels för att tydliggöra problemet, men också för att underlätta för dem som senare läser motionen och beslutar i ärendet.
5. Syfte (motivering). Berätta varför du tycker som du gör.
6. Skriv Att-satser: Jag/vi föreslår därför att föreningsstämman ska besluta att…
7. Avslutning. Du ska alltid avsluta din motion med att skriva ort och datum då du skrev din motion och underteckna med ditt namn.

Föreningar som nyligen antagit nya stadgar bör uppmärksamma sina medlemmar om när motionstiden går ut. För föreningar med kalenderår som räkenskapsår och som antagit MBF:s stadgar, går exempelvis motionstiden ut den 31 januari.

Det kan även vara bra för övriga föreningar att uppmärksamma sina medlemmar om när motionstiden går ut. Motionstiden kan variera beroende på föreningens räkenskapsår. Många av våra föreningar med bokslut 31 december har en motionstid till 31 januari. För att vara på den säkra sidan, se föreningens stadgar.

Vad är en energideklaration?

En energideklaration innefattar en kartläggning och dokumentation över en byggnads energianvändning. Den genomförs för att inventera byggnader och deras energianvändning och hur denna kan effektiviseras. I samband med energideklarationen skickas också ett förbättringsförslag med kostnadseffektiva åtgärder in.

Energideklaration vart tionde år

Energideklarationen ska skickas in vart tionde år och ska göras av en certifierad energiexpert, som måste göra detta på plats. Lag om energideklaration för byggnader (SFS 2006:985) började gälla 2009, vilket innebar att de flesta fastigheter energideklarerades under 2008 och 2009. Då det i regel är många fastigheter, men färre energiexperter, är det en god idé att vara ute i god tid för att boka en. Se efter när er energideklaration utfördes, addera tio år så ser ni när nästa energideklaration senast måste vara utförd.

Har du frågor om detta? Då får du gärna kontakta Thom Cederberg på 021-40 33 27 eller e-post thom.cederberg@mbf.se

Hur fungerar en teknisk förvaltning?

En förening förvaltar stora värden och med kontroll, rätt prioriteringar, investeringar och underhåll av fastigheten, kan många reparationer förebyggas och föreningen bli mer kostnadseffektiv, samtidigt som trivseln ökar, givetvis.

En teknisk förvaltning optimerar driften av fastigheten

En teknisk förvaltning avser de ärenden som rör driften av fastigheten så att den fungerar optimalt; så som fastighetsskötsel, lokalvård och löpande underhållsåtgärder. Det kan innebära tillsyn av hissar, gemensamma utrymmen och undercentraler för värme, till exempel. I begreppet teknisk förvaltning ingår även planering av periodiskt underhåll, reparationer och ombyggnationer.

Inte att förglömma är att den tekniska förvaltaren ser till att förhandlingarna med leverantörer genomförs. En bostadsrättsförening kommer i regel i kontakt med många olika sorters leverantörer av tjänster; snöskottning, trädgårdsskötsel, sophämtning eller underhåll på gemensamma utrymmen och byggnader är några av dem.

Vissa av arbetsuppgifterna inom den tekniska förvaltningen kräver högre kvalificeringar av föreningen och denne kan då behöva stöd och råd, eller rentav helt lägga den tekniska förvaltningen hos en kompetent fastighetsförvaltning.

MBF har kompetensen ni söker inom teknisk förvaltning

Inom MBFs tekniska förvaltning finns den samlade kompetensen som er bostadsrättsförening behöver. Vi kan visa på en mängd områden där våra tjänster kommer att underlätta för er styrelse.

Våra byggkonsulter har lång erfarenhet av fastigheter. De har arbetat med fastighetsrelaterade bygg- och förvaltningsfrågor under många år. Många av de reparationer och underhållsåtgärder som kan komma ifråga i en bostadsrättsförening har de vid flera tillfällen upphandlat, varit projektledare för och har beprövade lösningar på. De vet vilka regler som gäller, hur beslut skall fattas, vilka underlag som behövs och kan de entreprenadjuridiska regelverken kring en ombyggnad/ renovering. De har också ett nära samarbete med er personliga ekonom på MBF. MBF är flergångsbeställare, vilket säkerställer bästa möjliga pris.

Oavsett om det gäller ett mindre problem, en större renovering, en ombyggnation eller om ni vill upprätta en underhållsplan – tveka inte att höra av er till oss!

Här kan du kontakta MBF för teknisk förvaltning. 

Råd vid en förenings egenskrivna stadgar

Intresset har ökat för att föreningar skriver egna stadgar efter sina egna förutsättningar. Ambitionen finns att få till stadgar som styrelsen upplever bättre passar för hur föreningen arbetar och anser att saker och ting borde vara. Det är förståeligt, men innehåller också en hel del stora risker. Här tar vi upp vad ni som bostadsrättsförening bör ha i åtanke innan ni författar egna stadgar.

Föreningens stadgar kan bryta mot lagen trots att de har blivit registrerade av Bolagsverket

En av riskerna är att man för in regler som är direkt lagstridiga, även om de givetvis ofta förts in på grund av ren okunskap och utan någon som helst tanke på att bryta mot lagens regler. En förvirrande omständighet här är att dessa lagstridiga stadgar i de flesta fall utan omsvep blir registrerade av Bolagsverket. Då är det ju inte konstigt att föreningens styrelse ser dem som godkända och giltiga och att de överensstämmer med lagens regler. Så är tyvärr inte fallet.

Så kan er förening stifta egna, lagliga stadgar

Bolagsverkets kontroll utgår från kap. 9 §5 i Bostadsrättslagen. Denna paragraf beskriver 13 punkter som måste finnas med i en bostadsrättsförenings stadgar. Konsekvensen att inte ta med dessa 13 punkter blir att styrelsen kan verka och fatta beslut som inte är förenligt med lagen utan att veta om det, eftersom de ju hämtat råd och stöd i föreningens stadgar.

Om ni vill författa egna stadgar, och inte har kompetens från lagens förarbeten, prejudikat eller praxis, eller vilka paragrafer som måste finnas med, så rekommenderar vi starkt att ni anlitar en jurist eller advokat som kan hjälpa er. Ni kan också anta MBF:s normalstadgar. På så vis kan ni vara trygga med att ni har stadgar som håller i en rättslig prövning.

Har du några frågor om att författa stadgar? Kontakta oss gärna!

6 tips och råd för en ny styrelse

För en ny styrelse kan det till en början vara mycket att hålla reda på. För att underlätta arbetet listar vi här 6 tips och råd som kan vara till hjälp i ert samarbete med oss på MBF.

  1. Moms på fakturor

Föreningar som inte har e-attest och som är momsberättigade bör märka på fakturan vilken typ av moms det gäller; Hel eller delvis moms. Finns det ingen märkning använder MBF den partiella momssatsen enligt beslut från Skatteverket.

2. Utbetalning av styrelsearvode

Utbetalning av arvode sker i kundportalen via er personliga inloggning, manualen hittar ni i kundportalen. Vid begäran om utbetalning av arvoden på blankett uppger ni det kontonummer (inkl. clearingnr.) som pengarna ska betalas till. För utbetalning av löner eller arvoden krävs underskrift av attestberättigad. Blanketterna hittar ni på vår hemsida.

3. Attestbeloppsgräns

Har er förening ingen e-attest? Då bör ni vara uppmärksamma på attestbeloppsgränsen när ni skriver på fakturor; det behövs ibland fler underskrifter.

4. Ersättning för utlägg

Utbetalning av utlägg görs i kundportalen via er personliga inloggning, manualen hittar ni i kundportalen. För utlägg som överstiger 5000 kronor behöver ni göra ett manuellt utlägg via blankett.

När ni skickar in kvitton till oss på utlägg för föreningen, uppge då föreningens namn, till vem och till vilket kontonummer (inkl. clearingnr.) pengarna ska betalas. Sätt gärna fast kvittot på ett papper. Tänk på att ni inte får attestera egna utlägg eller uttag från handkassan.

Blanketterna hittar ni här.

5. Köp mot faktura

När styrelsen handlar något mot faktura uppger ni f öre n in gen s namn och lägger till c/ o M BF som fakturaadress.

6. Byte av lösenord

Varje förening har en gemensam styrelseinloggning till MBF:s kundportal.
Tänk på att byta lösenord till er styrelseinloggning när ni byter medlemmar i styrelsen. Det är viktigt att endast aktuell styrelse har tillgång till dessa sidor. Lösenordet kan ändras under Profil när ni har loggat in på kundportalen.
De föreningar som har tjänsten e-attest, har också vid varje e-attestant en personlig inloggning. Dessa inloggningar berörs inte av ovanstående.

Har ni fler frågor? Kontakta oss gärna med dem!

Vad är en underhållsplan?

Alla fastighetsägare bör ha en underhållsplan, eftersom den ger en bra indikation på kommande kostnader. Vad är då en underhållsplan och vad innehåller den, undrar du? Som av en händelse är det precis vad vi ska berätta här.

Många fördelar för BRF med underhållsplan

En underhållsplan består av ett dokument som beskriver fastighetens långsiktiga behov. Planen består oftast av en lista med VAD som ska göras, NÄR det ska utföras och vad det kommer att KOSTA. En underhållsplan är alltså ett viktigt verktyg för fastighetsägaren då det ger en bra, långsiktig överblick över fastighetsförvaltningen. Planen resulterar i att:

• Ni blir väl förbereda på kommande underhållskostnader
• Ni skapar en rättvis boendekostnad på lång sikt
• Ni höjer kreditvärdigheten

Underhåll er underhållsplan

Genom att fastigheten har en underhållsplan skapar ni bättre förutsättningar både för er som styrelse och som boende. Även om ni redan har en underhållsplan idag, bör ni se den som ett levande dokument. En uppdatering behöver göras regelbundet, risken är annars att ni inte följer planen och får högre underhållskostnader. En underhållsplan omfattar vanligtvis en planering mellan 10 – 30 år framåt. Man kan säga att för ju längre tid ni planerar underhållet för fastigheten, desto större kontroll får ni över framtida underhållskostnader.

Vad ingår i en underhållsplan?

Här tar ni med de planerade underhållsbehoven, så som fönsterbyten, rensning av avloppsstammar, fasadmålning och stambyten osv. Löpande reparationer eller händelser man inte kan styra över så som vatten- och fuktskador, ingår inte i underhållsplaneringen.

Har ni frågor om underhållsplaner kan ni kontakta Thom Cederberg hos oss på MBF. Han kan svara på det mesta! Maila till: thom.cederberg@mbf.se

Ny Lagrådsremiss gällande föreningsstämmor

Regeringen har beslutat om en lagrådsremiss som går ut på att Bostadsrättsföreningar trots 9 kap. 14 § 4 bostadsrättslagen och oavsett vad som anges i stadgarna kan styrelsen inför en föreningsstämma besluta att medlemmarna har rätt att anlita ett externt ombud och att denna får företräda mer än en medlem. Medlemmarna ska även, trots 9 kap. 14§ 3 bostadsrättslagen kunna utöva sin rösträtt via post.

Läs hela inlägget “Ny Lagrådsremiss gällande föreningsstämmor”