Ny Lagrådsremiss gällande föreningsstämmor

Regeringen har beslutat om en lagrådsremiss som går ut på att Bostadsrättsföreningar trots 9 kap. 14 § 4 bostadsrättslagen och oavsett vad som anges i stadgarna kan styrelsen inför en föreningsstämma besluta att medlemmarna har rätt att anlita ett externt ombud och att denna får företräda mer än en medlem. Medlemmarna ska även, trots 9 kap. 14§ 3 bostadsrättslagen kunna utöva sin rösträtt via post.

För samfällighetsföreningar föreslås att trots 49 § i lagen om förvaltning av samfällighetsföreningar och oavsett vad som anges i stadgarna får styrelsen i en samfällighet inför en föreningsstämma besluta att ett ombud får företräda mer än en medlem.

De tillfälliga reglerna föreslås gälla f r o m 15 april t o m 31 december 2020.

https://www.regeringen.se/pressmeddelanden/2020/03/tillfalliga-regler-for-att-minimera-antalet-fysiska-deltagare-vid-bolags–och-foreningsstammor/

Föreningsstämma

Till följd av att coronaviruset (Covid-19) fortsätter att spridas så får vi på MBF i dessa tider många frågor kring våra förvaltade föreningars årsstämmor. Anledningen är att man är orolig och vill undvika fysiska möten där risk för smitta kan finnas.

Många av de förvaltade föreningarna inom MBF har stadgar som anger en tidsfrist om sex månader från bokslutsdag för att hålla årsstämma. En majoritet har 31 december som bokslutsdag, vilket innebär att stämma enligt stadgarna ska hållas före sista juni. I stadgarna framgår också tid för kallelse.

Om ni kallat till stämma och det enbart kommer ett väldigt litet antal personer, kan stämman trots detta genomföras. Det finns inte några regler kring det minsta antalet närvarande. I praktiken behöver det finnas en ordförande på stämman och det antal justeringsmän som anges i stadgarna, oftast två. Ordförande kan vara sekreterare. Till det kommer att minst två av dessa måste vara röstberättigade.

Om ni vill hålla stämma via en digital kanal (webbmöte) så måste samtliga medlemmar accepterat att det ska ske. Stämman måste dock hållas (ledas) i den stad där föreningen har sitt säte, vilket framgår av stadgarna. Ett problem kan vara att säkerställa vilka som deltar, att de är röstberättigade och hur deltagarna röstar i de olika besluten.

Ett tips till mindre föreningar kan vara att hålla en sk skriftlig stämma. Någon (oftast ordförande eller sekreterare i styrelsen) skriver ett förslag till stämmoprotokoll som sedan får cirkulera i föreningen där de röstberättigade medlemmarna skriver på att de godkänner besluten. Detta förutsätter att samtliga röstberättigade skriver på godkännande för att stämman ska anses giltig och ni kan i detta fall ersätta närvaroförteckningen med en godkännandeförteckning.

Om ni vill ställa in stämman och ta den vid ett senare tillfälle som ligger senare än stadgarnas regler så kan styrelsen fatta ett sådant beslut. Ni bör då informera era medlemmar om att ni beslutat på det sättet och om ni bestämt ny dag så kan även det anges, alternativt att styrelsen återkommer med en ny stämmodag vid ett senare tillfälle. I båda fallen måste en ny kallelse skickas ut när det börjar bli dags för stämman.

I ovanstående fall kan revisorn eller någon medlem ansöka hos Bolagsverket att en stämma, trots styrelsen beslut att skjuta på stämman, ska genomföras inom den i stadgarna angivna perioden. Bolagsverket ska då på föreningens bekostnad kalla till stämma.

På folkhälsomyndighetens hemsida www.folkhalsomyndigheten.se finns rekommendationer kring sammankomster och evenemang som besöks av färre än 500 personer.

5 tips hur du lyckas upphandla en bra ekonomisk förvaltning till din bostadsrättsförening

Att ha en bra, professionell ekonomisk förvaltare kan vara avgörande för hur er bostadsrättsförenings ekonomi ser ut. Det är därför viktigare än många tror att ha en bra sådan.

Här kommer 5 tips på vad du bör tänka på för att få tag i en.

  1. Analysera vilka tjänster som måste ingå. Därefter sådana som skulle vara bra att få och sist sådant som kanske inte behövs men som ger det där lilla extra för tjänsten. När anbuden kommer in så graderar ni dem efter innehållet i kravspecifikationen. De som inte innehåller måstena tar ni bort direkt. Sätt poäng på de övriga tjänsterna och rangordna därefter anbuden.
  2. Ta referenser. Be anbudsgivaren lämna minst tre referenser och använd dem. Lägg till poäng för referenserna där ni graderar intrycken i referenserna och addera poängen till listan som ni skapat tidigare.
  3. Stirra er inte blinda på priset. Skillnaden i pris för ekonomisk förvaltning är oftast i kronor inte så stor att det har någon avgörande effekt på föreningens kostnadsmassa.
  4. Hur ser ägarbilden ut hos företaget. Är det långsiktiga stabila ägare? Gradera även detta och sätt poäng. Addera även dessa poäng till den totala bilden.
  5. Be att få ta del av nyhetsbrev och eventuell annat material som företaget ger sina kunder. Tanken är att se om företaget ”bara” är en bokföringsbyrå eller om de kan förse er med tips om nyheter på marknaden och om de utvecklar sig genom nya tjänster. Gradera även detta och sätt poäng. Addera även dessa poäng till den totala bilden.

Efter genomgången ovan har ni fått fram en lista över de förvaltare som möter den önskebild som ni har av en förvaltare och framtida samarbetspartner. Lycka till och se till att börja i tid för denna upphandling tar oftast mer tid än an tror.

Så fungerar bostadsrättsförvaltning

Kort sagt kan man säga att en bostadsrättsförvaltning förvaltar allt som berör de bostadsrätter som finns i föreningen. Denna förvaltning agerar på uppdrag från styrelsen i en föreningen. Hur bostadsrättsförvaltningen ska se ut och vad den ska hantera, regleras i avtal mellan föreningen och förvaltaren.

Ärenden som har med en bostadsrättsförvaltning att göra kan delas in i två huvudgrupper; Ekonomisk och administrativ förvaltning och Teknisk förvaltning. Vad är det då för skillnad på dessa? Det kommer vi att gå igenom här, håll till godo.

Ekonomisk och administrativ förvaltning 

Det är inte helt lätt för gemene man att sitta med en bostadsrättsförenings ekonomi. Styrelsen i en bostadsrättsförening tampas dagligen med många olika sorters ärenden. Det kan gälla allt ifrån ekonomiska frågor, medlemmar som inte har betalt sin avgift i tid, till en fastighet som är i behov av underhåll och skötsel.

I begreppet ekonomisk och administrativ förvaltning ingår alla de arbetsmoment en styrelse i en bostadsrättsförening har, som helt enkelt är av just ekonomisk eller administrativ karaktär. Det kan till exempel gälla budget, årsredovisningar, påminnelser, överlåtelser och medlems- och lägenhetsregister. När det kommer till den administrativa förvaltningen, inkluderas de tjänster som har att göra med boende frågor. Det innebär till exempel aviseringar, kontraktsskrivning, kontraktsupprättande eller hyresförhandlingar. Det är oftast förvaltaren som sköter kontakten med hyresgästerna och de boende och som fungerar som ett stöd för föreningen.

Det blir alltså en hel del administration. Med det sagt, behöver förvaltaren ha fullständig kontroll och redovisa rätt siffror gällande bostadsrättsföreningens ekonomi. Alltså är föreningen i behov av en förvaltare med kunskap om just ekonomisk förvaltning. Denne får då rapportera allt av ekonomisk karaktär, följa upp och optimera budgetarna för att byggnaderna för att byggnaderna och verksamheten ska gynnas och frodas på allra bästa sätt.

Teknisk förvaltning – Förebyggande och kostnadseffektivt 

En förening förvaltar stora värden och med kontroll, rätt prioriteringar, investeringar och underhåll av fastigheten, kan många reparationer förebyggas och föreningen bli mer kostnadseffektiv, samtidigt som trivseln ökar, givetvis. En teknisk förvaltning avser de ärenden som rör driften av fastigheten så att den fungerar optimalt; så som fastighetsskötsel, lokalvård och löpande underhållsåtgärder. Det kan innebära tillsyn av hissar, gemensamma utrymmen och undercentraler för värme, till exempel. I begreppet teknisk förvaltning ingår även planering av periodiskt underhåll, reparationer och ombyggnationer. Inte att förglömma är att den tekniska förvaltaren ser till att förhandlingarna med leverantörer genomförs. En bostadsrättsförening kommer i regel i kontakt med många olika sorters leverantörer av tjänster; snöskottning, trädgårdsskötsel, sophämtning eller underhåll på gemensamma utrymmen och byggnader är några av dem.

Vissa av arbetsuppgifterna inom den tekniska förvaltningen kräver högre kvalificeringar av föreningen och denne kan då behöva stöd och råd, eller rentav helt lägga den tekniska förvaltningen hos en kompetent fastighetsförvaltning.

Behöver du hjälp med fastighetsförvaltning? 

Som av en händelse, arbetar vi på MBF med just administrativ, ekonomisk och teknisk förvaltning. Vi tar gärna hand om all administration som rör er bostadsrättsförening. Vi vet också att en förening innebär många olika viljor och här kan vi ge råd i ekonomiska, tekniska och juridiska frågor.

Vi kan hjälpa er med allt det praktiska, punktinsatser så väl som större eller löpande projekt. För faktum är, att med en och samma kontakt för alla era frågor som gäller bostadsrättsförvaltning, får ni både trygghet, transparens och en tydlig handläggning. Och det i sin tur innebär att ni kan lägga tiden och energin på kärnverksamheten istället.

Kontakta oss, så kommer vi på ett besök där vi tillsammans lägger upp en plan framåt!