Till följd av att coronaviruset (Covid-19) fortsätter att spridas så får vi på MBF i dessa tider många frågor kring våra förvaltade föreningars årsstämmor. Anledningen är att man är orolig och vill undvika fysiska möten där risk för smitta kan finnas.
Många av de förvaltade föreningarna inom MBF har stadgar som anger en tidsfrist om sex månader från bokslutsdag för att hålla årsstämma. En majoritet har 31 december som bokslutsdag, vilket innebär att stämma enligt stadgarna ska hållas före sista juni. I stadgarna framgår också tid för kallelse.
Om ni kallat till stämma och det enbart kommer ett väldigt litet antal personer, kan stämman trots detta genomföras. Det finns inte några regler kring det minsta antalet närvarande. I praktiken behöver det finnas en ordförande på stämman och det antal justeringsmän som anges i stadgarna, oftast två. Ordförande kan vara sekreterare. Till det kommer att minst två av dessa måste vara röstberättigade.
Om ni vill hålla stämma via en digital kanal (webbmöte) så måste samtliga medlemmar accepterat att det ska ske. Stämman måste dock hållas (ledas) i den stad där föreningen har sitt säte, vilket framgår av stadgarna. Ett problem kan vara att säkerställa vilka som deltar, att de är röstberättigade och hur deltagarna röstar i de olika besluten.
Ett tips till mindre föreningar kan vara att hålla en sk skriftlig stämma. Någon (oftast ordförande eller sekreterare i styrelsen) skriver ett förslag till stämmoprotokoll som sedan får cirkulera i föreningen där de röstberättigade medlemmarna skriver på att de godkänner besluten. Detta förutsätter att samtliga röstberättigade skriver på godkännande för att stämman ska anses giltig och ni kan i detta fall ersätta närvaroförteckningen med en godkännandeförteckning.
Om ni vill ställa in stämman och ta den vid ett senare tillfälle som ligger senare än stadgarnas regler så kan styrelsen fatta ett sådant beslut. Ni bör då informera era medlemmar om att ni beslutat på det sättet och om ni bestämt ny dag så kan även det anges, alternativt att styrelsen återkommer med en ny stämmodag vid ett senare tillfälle. I båda fallen måste en ny kallelse skickas ut när det börjar bli dags för stämman.
I ovanstående fall kan revisorn eller någon medlem ansöka hos Bolagsverket att en stämma, trots styrelsen beslut att skjuta på stämman, ska genomföras inom den i stadgarna angivna perioden. Bolagsverket ska då på föreningens bekostnad kalla till stämma.
På folkhälsomyndighetens hemsida www.folkhalsomyndigheten.se finns rekommendationer kring sammankomster och evenemang som besöks av färre än 500 personer.