Vid varje styrelsemöte måste det föras ett protokoll. Protokollet ska undertecknas av mötesordförande, sekreterare och justeras av en eller två personer, som styrelsen väljer. Justering betyder att den som skriver under försäkrar att protokollet på ett riktigt sätt speglar vad som beslutats under styrelsemötet. Styrelsen ansvarar för att protokollen förs i nummerföljd så att revisorn lätt kan följa förvaltningen.
Att skriva ett styrelsemötesprotokoll är viktigt av flera skäl:
- Dokumentation av beslut: Protokollet fungerar som en dokumentation av de beslut som fattas under mötet. Detta är viktigt för att säkerställa att styrelsen är medvetna om vad som har beslutats.
- Ansvar och uppföljning: Genom att dokumentera vem som ansvarar för olika uppgifter och projekt kan styrelsen lättare följa upp att dessa genomförs. Det hjälper också till att hålla alla ansvariga för sina åtaganden.
- Historik och kontinuitet: Protokollen fungerar som en historisk dokumentation av föreningens verksamhet. Detta kan vara värdefullt för framtida styrelser att förstå tidigare beslut och utvecklingar.
Styrelseprotokollen är inte offentliga. En medlem i föreningen har inte rätt att ta del av dessa. Detta för att styrelsen i vissa fall berör känslig information om enskilda medlemmar. Däremot har revisorerna rätten att ta del av protokollen.
Hur ska protokollet skrivas?
Protokollet är en skriftlig dokumentation av vad som beslutats och diskuterats under mötet. Det ska vara kortfattat men tydligt och bör innehålla följande punkter:
- Datum, tid och plats för mötet
- Närvarande ledamöter/suppleanter
- Val av mötesordförande, sekreterare och justerare
- Godkännande av dagordningen
- Föregående protokoll
- Diskussioner och beslut
- Övriga frågor
- Nästa möte
- Underskrifter av mötesordförande, sekreterare och justerare
Arkivering
Det justerade protokollet arkiveras och sparas som en del av föreningens handlingar.
Föreningens ekonom på MBF vill gärna löpande ta del av protokollen då det ger oss god inblick i föreningen och dess beslut.